Digitala kvitton & bokföringslagen – vad gäller?

Digitala kvitton & bokföringslagen – vad gäller?

Behöver du fortfarande spara papperskvitton i en skokartong? Svaret är: nej, men det finns regler att följa.

Vad säger bokföringslagen (BFL)?

Bokföringslagen (1999:1078) kräver att räkenskapsinformation:

1. Bevaras i 7 år (+ innevarande år).
2. Ska kunna presenteras i vanlig läsbar form (utskrift eller skärm).
3. Får överföras till annat medium – dvs. du får digitalisera papperskvitton.

Från och med 1 juli 2024 får du kasta papperskvitton och pappersfakturor efter digitalisering, om överföringen har skett på ett sätt som inte innebär risk att informationen förändras eller försvinner.

Dessförinnan gällde strängare regler enligt BFNAR 2013:2 med krav på att bevara originalet i tre år.

Krav vid digitalisering

#### 1. Kvittot ska skannas/fotograferas i sin helhet Hela kvittot, inklusive eventuell text på baksidan.

#### 2. Överföringen ska ske utan risk för informationsförlust Kvaliteten måste vara tillräcklig för att uppgifterna ska vara fullt läsbara.

#### 3. Den digitala kopian ska vara tydlig och läsbar Suddig mobilbild? Inte godkänt. Se till att:

• Text är läsbar

• Belopp och datum syns

• Bilden inte är beskuren

#### 4. Systematisk förvaring Filen ska kopplas till rätt verifikation i bokföringen. Bara att ha en mapp med bilder räcker inte.

Får du slänga originalet?

Ja, sedan 1 juli 2024, under förutsättning att:

• Digitaliseringen har skett på ett sätt som inte riskerar att informationen förändras eller försvinner.
• Du sparar den digitala kopian i minst 7 år.

Undantag: Vissa handlingar (avtal, pantbrev, aktier) bör behållas i original.

Thermokvitton – en extra anledning att digitalisera

Kvitton från de flesta kassasystem är tryckta på termopapper som bleknar och blir oläsliga inom 1–3 år. Digitalisera dem direkt.

Krav på det digitala arkivet

Hur Hundringen hanterar kvitton

1. Ladda upp kvittot via app eller drag-and-drop.
2. AI:n läser belopp, datum, säljare och momssats.
3. Kvittot kopplas automatiskt till rätt verifikation.
4. Allt sparas i krypterad molnlagring med automatisk backup.
5. Du kan exportera hela arkivet när som helst.

Vanliga misstag

1. Sparar bilder i kamerarullen – inte kopplat till bokföringen, uppfyller inte BFL.
2. Väntar med scanning – kvittot bleknar eller tappas bort.
3. Ingen backup – hårddisken kraschar, kvittona försvinner.
4. Förstör original utan att ha digitaliserat – slarv som kan kosta dyrt vid revision.
5. Skannar inte baksidan – ibland finns viktig information där (garantivillkor, returpolicy).

Sammanfattning

Hundringen gör kvittohanteringen automatisk – ladda upp, låt AI:n göra jobbet, och sov gott.