Bokföra representation – reglerna 2026
Avdragsgränser, momsavdrag, dokumentationskrav och konkreta bokföringsexempel med BAS-konton.
Bokföra representation – reglerna 2026
Bokföra representation – reglerna 2026
Representation är ett av de mest missförstådda områdena i bokföringen. Här reder vi ut reglerna en gång för alla.
Vad räknas som representation?
Måltider, enklare förtäring, gåvor och evenemang med tydligt affärssyfte. Nyckeln: du måste kunna motivera att det finns en koppling till din verksamhet.
Räknas:
- Lunch med kund för att diskutera ett projekt
- Middag med affärspartner vid avtalsförhandling
- Enklare förtäring vid kundbesök (kaffe och smörgås)
Räknas INTE:
- Middag med kompis "som kanske vill bli kund"
- Personalfest (det är intern representation, se nedan)
- Lyxiga middagar utan tydlig affärsanledning
Extern representation (kunder, leverantörer)
Inkomstskatt: För lunch, middag och annan måltidsrepresentation finns normalt inget inkomstskattemässigt avdrag. Måltider med affärskontakter är en icke avdragsgill kostnad inkomstmässigt.
Momsavdrag: Du kan i vissa fall få avdrag för moms på ett underlag upp till 300 kr per person exklusive moms. Om notan innehåller både mat och alkohol ska momsavdraget proportioneras mellan delarna (12 % moms på mat, 25 % på alkohol).
Viktigt: Beloppet på 300 kr gäller underlaget för momsberäkning – inte ett inkomstskatteavdrag. Eventuella lokalhyror eller underhållning (t.ex. teaterbesök) har separata regler.
Intern representation (personal)
Gäller personalfester, kickoffs och liknande:
Momsavdrag: Samma 300 kr-regel som extern representation – momsavdrag på underlag upp till 300 kr per person exkl. moms.
Maximalt 2 personalfester per år med full avdragsrätt (julbord + sommarfest är det vanliga).
Alkohol
Alkohol vid representation ger inget momsavdrag. Om notan innehåller både mat och alkohol ska du dela upp underlaget – momsavdrag kan bara göras på matdelen. Alkoholdelen ingår i underlaget på 300 kr, men momsen på alkohol är inte avdragsgill.
Representationsgåvor och reklamgåvor
- Representationsgåva (t.ex. julklapp till affärskontakt): max 300 kr exkl. moms per person per tillfälle.
- Reklamgåva (med företagslogga, ringa värde): max 300 kr exkl. moms per styck.
- Representationsgåvor och reklamgåvor är inte utbytbara – de har olika syften och regler.
- Ingen moms på vin/sprit som gåva (alkoholregler).
Dokumentationskrav
Spara följande på kvittot eller i en anteckning:
- Vilka deltog – Namn och företag (eller "potentiell kund inom bransch X")
- Syftet – T.ex. "diskutera samarbetsavtal 2026", "uppföljningsmöte projekt Alfa"
- Datum och plats – Restaurangens namn
- Antal personer – Behövs för att beräkna per-person-beloppet
Tips: Skriv det direkt på kvittot eller i Hundringens anteckningsfält. Det tar 20 sekunder och räddar dig vid en revision.
Bokföringsexempel
Lunch med kund, 2 personer, 540 kr inkl. moms (enbart mat, 12 % moms)
Belopp exkl. moms: 482 kr (241 kr/person – under 300 kr-gränsen) Avdragsgill moms: 58 kr (12 % på 482 kr)
| Konto | Debet | Kredit | Beskrivning |
|---|---|---|---|
| 6072 Representation, ej avdragsgill | 482 | Måltid exkl. moms (ej avdragsgill inkomstskattemässigt) | |
| 2641 Ingående moms | 58 | Avdragsgill moms (underlag ≤ 300 kr/person) | |
| 1930 Företagskonto | 540 | Betalning |
OBS: Representationsmåltider är normalt inte avdragsgilla inkomstskattemässigt – hela kostnaden exkl. moms bokförs på 6072. Momsavdraget görs separat.
Om beloppet överstiger 300 kr/person (exkl. moms):
Hela den överstigande delen (inklusive moms) bokförs som ej avdragsgill representation (konto 6072). Du får inget momsavdrag alls på den delen.
Så bokför du i Hundringen
Ladda upp kvittot. Skriv in namn och syfte i anteckningsfältet. Hundringen:
- Identifierar att det troligen är representation
- Föreslår konto 6071 med rätt momsavdrag
- Beräknar automatiskt om beloppet överstiger avdragsgränsen
- Separerar avdragsgill och ej avdragsgill del
- Påminner dig om dokumentationskraven
Skriven av
Hundringen-teamet